Praktische gids: zo maak je een corporate welcome pack dat écht bijblijft

Stel je het eerste werkdag voor van een nieuwe collega. Voorzichtig door de deur, lichte spanning, en dan: een stijlvol welkomstpakket op het bureau dat de bedrijfscultuur, rituelen en normen uitstraalt. Dat moment kan doorslaggevend zijn. Is het onthaal beperkt tot een papieren envelop met documenten en een anonieme badge? Dan blijft het gevoel vaak lauw. In een war for talent is je onboarding niet langer een formaliteit, maar een cruciale eerste indruk en hefboom voor engagement.

Met een slim samengesteld bedrijfs-welkompakket maak je van ontvangst een ervaring, versterk je de verbondenheid en help je nieuwe medewerkers vlotter hun plek te vinden. In deze concrete gids krijg je heldere stappen om een welkompakket samen te stellen dat indruk maakt: van professionele gepersonaliseerde goodies tot praktische kantoorartikelen. Het doel: een impactvol welkomstpakket creëren dat nieuwe werknemers zich nog lang herinneren – en dat je employer brand werkelijk ondersteunt.

Klaar om te starten? Ontdek onze printoplossingen voor kantoor en stel een welkompakket samen dat klopt met jouw bedrijfscultuur.

Essentiële onderdelen van een geslaagd welcome pack

Onmisbare basics voor je onthaalpakket

Een goed onboardingpakket voor medewerkers is zowel praktisch als herkenbaar voor je merk. Elk onderdeel heeft een duidelijk doel en draagt de kernwaarden uit. Denk aan echte meerwaarde, frequent gebruik, lange levensduur en een uniforme uitstraling. Hieronder de must-haves om nieuwe medewerkers écht welkom te laten voelen.

• Gepersonaliseerde notitieblokken, onmisbaar bij aantekeningen en goed voor je interne branding
• Kwaliteitsvolle pen: dag in dag uit gebruikt, weerspiegelt de norm binnen je organisatie
• Naambadge, versnelt de kennismaking en versterkt de teamspirit
• Welkomstboekje: visie, waarden, afspraken en relevante contacten in één handig overzicht
• Bedrukte mok of drinkfles, goed zichtbare gepersonaliseerde bedrijfsgoodie

Wil je je onboarding verder optimaliseren? Bekijk dan de best practices voor onboarding in 2024.

Geef je pakket meerwaarde met kleine, handige extra’s die het verschil maken. Bijvoorbeeld: een handige oplaadkabel, telefoonhouder voor op bureau, bladwijzer met QR-code naar het digitale werknemerboekje, of een plattegrond van de werkvloer. Zo houd je je pakket toegankelijk en blijven de eerste werkdagen overzichtelijk. Stem het inhoudelijk af per functie: een ruitjesboek voor techniekers, fluostiften voor sales, een kabelclip voor open space of een kaartje met veiligheidsinstructies voor de werkvloer.

Kies voor kwaliteit en duurzaamheid

De kwaliteit van gepersonaliseerde kantoorartikelen heeft direct impact op de beleving van nieuwe collega’s. Een lekkende pen, dun papier of een logo dat vervaagt? Dat geeft geen sterk signaal bij de start. Kies daarom solide materialen en nette afwerking: die bouwen vertrouwen en waardering op vanaf het begin.

Controleer altijd enkele basics voor je bestelt: het papiergewicht en de inktkwaliteit op lange termijn, kleurvastheid op textiel na wassen, hechting van drukwerk op afgeronde oppervlakken, kleurconsistentie in daglicht. Vraag waar het kan een testexemplaar of duidelijke detailfoto's van de afwerking. Zet in op bedrijfsgoodies die minstens één jaar meegaan, want deze items worden stuk voor stuk ambassadeurs van jouw merk – in meetings, bij klanten en op events.

Een verzorgd pakket met duurzame producten zorgt voor een blijvende positieve start – niet alleen tijdens de onboarding, maar ver erna. Zo bouw je geloofwaardigheid en trots binnen je team, en ondersteun je je employer branding.

Personalisatie & branding: zo bouw je een sterke identiteit

Visuele consistentie & huisstijl

Elk item in je bedrijfs-welkompakket is een visitekaartje van je huisstijl. Of het nu gebruikt wordt door de nieuwe collega of gezien wordt op locatie, de uitstraling moet tot in de puntjes kloppen. Echte merkconsistentie toont dat je bedrijf aandacht heeft voor details en kwaliteit.

Respecteer stipt de Pantone-kleuren van je huisstijl. Eén tintverschil tussen het notitieblok en de pen kan al storend zijn. Zorg voor de juiste kleurprofielen (CMYK) bij drukwerk en keur een drukproef goed als het om grotere oplages gaat. Ook de plaatsing van het logo vraagt zorg: waar valt het meteen op zónder overdaad? Raadpleeg praktische tips voor logo-positionering op bedrukt materiaal om je branding maximaal te laten renderen.

Stem niet alleen de kleuren, maar ook typografie, iconen en secundaire graphics af, evenals de schrijfstijl van het welkomstboekje. Werk met eenvoudige templates als je het pakket op verschillende locaties of voor meerdere teams samenstelt.

Passende druktechnieken kiezen

Elke toepassing vraagt om een eigen aanpak. Notitieblokken print je meestal digitaal of offset (afhankelijk van oplage en personalisatie). Voor pennen en gadgets gebruik je best tampografie voor ronde vormen en lasergravure voor een luxueuze, duurzame afwerking. Op textiel biedt borduurwerk de hoogste kwaliteitsbeleving, terwijl transferdruk en DTF toffe kleuren voor een scherpe prijs geeft. Voor doosjes zijn foliedruk of spotvernis ideale ‘afmakers’.

Wil je écht indruk maken tijdens het onboardingproces? Combineer dan verschillende druktechnieken. Zo zorg je voor een professionele, samenhangende look die meteen in het oog springt – van het kleinste detail tot de totale presentatie.

Professioneel organiseren en presenteren van je welcome pack

Stappen voor een sterk samengesteld pakket

De presentatie van je welkompakket is de eerste fysieke indruk. Met een ordentelijke samenstelling til je standaard kantoorartikelen meteen naar het niveau van een echt geschenk. Denk na over het gevoel bij het openen: volgorde, aanraking, wow-factor zonder overdreven te zijn, en een heldere introductie.

• Kies een verpakking met uitstraling, bv. een kartonnen doos, kraftmapje of bedrukte totebag
• Rangschik alles op grootte, van groot naar klein
• Werk af met zijdepapier in jouw huisstijl voor premium effect
• Leg het welkomstkaartje meteen zichtbaar bovenaan
• Check alles op netheid en of elk item onbeschadigd is voor je sluit

Op zoek naar originele ideeën voor je welcome kit presentatie? Bekijk zeker deze inspiratie voor creatieve welkomstpakketten.

Een extra persoonlijke toets? Voeg een kaartje met QR-code toe naar een videoboodschap van het management, een kalender van de eerste werkweek, een ‘eerste stappen’-gids of een teambuildingsplaylist. Zo wordt je onthaal zowel praktisch als menselijk en versnelt de inwerking.

De persoonlijke welkomstboodschap

Laat je welkompakket écht opvallen door een handgeschreven welkomkaart met een persoonlijke noot van de leidinggevende of coach toe te voegen. Noem zeker de naam, functie en het unieke talent dat iemand toevoegt aan het team. Zo voelt iedereen zich direct gewaardeerd.

Geef op de kaart de essentials mee zoals het tijdstip van de eerste koffiepauze, contact van de onboarding buddy, de link naar het interne adressenbestand of te joinen chatkanalen. In combinatie met je andere gepersonaliseerde items creëer je zo een onmiddellijk en blijvend teamgevoel.

Planning, logistiek en opvolging

Een sterk welkompakket vraagt voorbereiding. Reken gemiddeld op 2 tot 4 weken productietijd. Zorg voor een kleine voorraad voor last minute starters en stel een checklist op voor het samenstellen. Werk je met verschillende locaties of vestigingen? Maak varianten die aansluiten bij lokale behoeften, maar bewaar een uniforme basis. Meet de tevredenheid na 15 en 60 dagen onboarding via een korte survey. Noteer het gebruik van elk item, analyseer de feedback en optimaliseer je pakket bij elke aanwervingsgolf. Zo blijf je relevant, reduceer je verspilling en speel je kort op de bal.

Een geslaagd werkgeverspakket bevat kwaliteitsvolle gepersonaliseerde kantoorartikelen, een onberispelijke visuele lijn en een verrassende presentatie. Elk item – van het notitieblok tot en met de persoonlijke boodschap – draagt bij aan een onboardingervaring die mensen écht onthouden. Zo maak je je werkgeversbelofte tastbaar en zie je dat ook terug in teamspirit, aanbevelingen en de snelheid van integratie.

Klaar om onboarding tot een échte ervaring te maken? Start met een proefpakket voor een kleine groep, verzamel feedback, finetune en schaal dan op. Zo neem je geen risico, zorg je voor betrokkenheid bij HR en marketing en stuur je gericht bij.

Wil je een welkompakket op maat van jouw team? Neem contact op met ons team voor een snelle offerte.